- สมัคร LazPayLater ซื้อก่อน จ่ายทีหลัง
- สินเชื่อ Shopee SPayLater | ผ่อนของ Shopee ช้อปก่อนจ่ายทีหลัง
- โปรโมชันส่งฟรี Shopee เดือนนี้ ปี 2566
- Xiaomi Mi Speaker 3 ลำโพงบลูทูธตัวละ 249 บาท เสียงดีมาก
- Lazada Electronics แจกคูปอง 350.- คูปองเงินคืน 20% + คูปองส่งฟรี
- LazBEAUTY เครื่องสำอางลดราคา เงินคืนสูงสุด 50%
แอปพลิเคชันบริหารงานบุคคลที่ดี ควรมีฟังก์ชันอะไรบ้าง
เมื่อมือถือกลายเป็นปัจจัยที่ 5 ในการดำรงชีวิต จึงไม่ใช่เรื่องแปลกหากทุกวันนี้คนเราจะได้รับความสะดวกในทุกด้านเพียงแค่สัมผัสปลายนิ้วเท่านั้น นอกจากเรื่องการใช้ชีวิตส่วนตัวแล้วมือถือยังสามารถช่วยในเรื่องการทำงาน การบริหารจัดการให้ตอบโจทย์ได้ไม่แพ้กัน หนึ่งในนั้นคือ “แอปพลิเคชันบริหารงานบุคคล” ตัวช่วยชั้นยอดของเหล่าผู้บริหาร หัวหน้างาน รวมถึงฝ่าย HR อย่างไรก็ตามคำถามที่น่าสนใจคือแอปดังกล่าวควรมีฟังก์ชันอะไรบ้างเพื่อให้ผู้ใช้มั่นใจว่ามีคุณภาพ ตอบโจทย์ที่สุด มาดูกันเลย
แอปพลิเคชันบริหารงานบุคคล คืออะไร
ก่อนจะไปรู้ถึงฟังก์ชันที่ควรมีมาทำความรู้จักกับแอปประเภทนี้กันสักเล็กน้อย แอปพลิเคชันบริหารงานบุคคล คือ รูปแบบการทำงานของตัวโปรแกรมบนมือถือประเภทหนึ่งที่เน้นในเรื่องฟังก์ชันด้านบริหารจัดการตัวบุคคลภายในองค์กรในทุกภาคส่วนให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผลักดันองค์กรไปสู่เป้าหมายที่คาดหวังโดยมีจุดประสงค์สำคัญในเรื่องช่วยดูแลการใช้ชีวิตระหว่างที่กำลังทำงานในองค์กรนั้น ๆ ให้ทุกอย่างเป็นไปตามระเบียบที่เหมาะสม ปฏิบัติได้ถูกต้องตามขั้นตอน และยังสามารถตรวจสอบข้อมูลของพนักงานเพื่อปรับปรุงและวางแผนการทำงานให้เกิดความเหมาะสมมากที่สุด
แอปพลิเคชันบริหารงานบุคคลที่ดีต้องมีฟังก์ชันเหล่านี้
เมื่อทำความรู้จักกันไปแล้วก็มาถึงประเด็นสำคัญที่คนทำงานฝั่ง HR ไปจนถึงฝ่ายบริหารของหลายองค์กรพยายามมองหาทางเลือกชั้นยอดในการนำเอาแอปพลิเคชันบริหารงานบุคคลเหล่านี้เข้าไปใช้ ซึ่งแอปที่ดีต้องมีฟังก์ชันที่จะแนะนำต่อไปนี้เลย
- ฟังก์ชันสำหรับปรับตารางการทำงาน
ปกติแล้วกลุ่มคนทำงานภาคอุตสาหกรรม หรือฝ่ายผลิตทั้งหลายต้องมีการระบุกะหรือช่วงเวลาทำงานของตนเองให้ชัดเจนเพื่อให้เครื่องจักรยังคงเดินหน้าและสายการผลิตไม่เสียหาย ดังนั้นฟังก์ชันแรกสุดที่แอปควรมีย่อมหนีไม่พ้นตัวช่วยที่จะทำให้ทุกคนสามารถปรับตารางงานของตนเองได้อย่างเหมาะสม เป็นวิธีแจ้งไปยังฝ่ายควบคุมในกรณีที่มีการลา เข้าช้า ต้องการทำโอทีเพิ่มเติม ต้องการออกก่อนเวลา การสลับวันหยุดกับคนอื่น เป็นต้น เมื่อมีการแจ้งแล้วหัวหน้าหรือ HR สามารถพิจารณาได้ตามความเหมาะสมอีกครั้งว่าให้สิทธิ์ดังกล่าวได้หรือไม่
- ฟังก์ชันเกี่ยวกับเงินเดือน
ฟังก์ชันต่อมาถือเป็นสิ่งที่พนักงานทุกคนสนใจมากสุดคงไม่ใช่เรื่องผิดนัก เพราะมันเกี่ยวข้องกับรายได้ของพวกเขาโดยตรง ซึ่งฟังก์ชันเหล่านี้อาจมีตั้งแต่ระบบพื้นฐาน เช่น รายละเอียดการรับเงิน ค่าโอที ค่าคอมมิชชั่น ค่าใช้จ่ายที่ต้องหักออกในแต่ละเดือน ยอดรายได้สุทธิ ฯลฯ เป็นการเช็กข้อมูลได้ผ่านออนไลน์อย่างง่าย ดูได้ตามรอบเงินเดือนในแต่ละเดือน มีการเข้ารหัสชัดเจน พนักงานคนอื่นไม่สามารถดูได้ อาจมีการยืนยันข้อมูลทุกเดือนด้วยการส่งอีเมลก็ไม่มีปัญหา บริษัท Byte HR ได้อธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมในบทความ “ให้ระบบการจ่ายเงินเดือนพนักงานออนไลน์เป็นเรื่องง่ายสำหรับธุรกิจคุณ” ถ้ามีผู้อ่านอยากจะศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบการจ่ายเงินเดือนพนักงานออนไลน์
- ฟังก์ชันเช็กอินเข้างาน – ออกงาน
หากบอกว่านี่เป็นฟังก์ชันที่ผู้บริหารและฝ่าย HR ชอบมากที่สุดคงไม่ใช่เรื่องผิดนัก ด้วยยุคนี้รูปแบบการทำงานเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง ไม่ต้องเข้าออฟฟิศทุกวันเหมือนเมื่อก่อน อยู่บ้าน ร้านกาแฟ หรือแม้แต่ต่างจังหวัดก็สามารถทำงานอย่างง่ายดาย แต่จะรู้ได้อย่างไรว่าพนักงานคนนั้นพร้อมจริง การมีฟังก์ชันเช็กอินเข้างาน – ออกงาน ผ่านออนไลน์จึงตอบคำถามตรงนี้ครบถ้วน คล้ายกับการตอกบัตรเข้าออฟฟิศ มีรายละเอียดชัดเจน วัน-เวลาเข้า-งาน วัน-เวลา ออกงาน หรือแม้แต่ในกรณีทำงานประเภทพนักงานขาย หรือต้องออกไปพบลูกค้าก็สามารถใช้ฟังก์ชันนี้เพื่อเช็กเวลาทำงานของพวกเขาได้เช่นกัน
- ฟังก์ชันข้อมูลส่วนตัวของพนักงานแต่ละคน
ถือเป็นอีกตัวช่วยชั้นดีเพื่อให้พนักงานแต่ละคนรู้ว่าตอนนี้สถิติต่าง ๆ ในการทำงาน การเข้างาน วันหยุด วันลา ของตนเองเป็นอย่างไรบ้าง เช่น มีสถิติการลาในแต่ละเดือนแสดงให้เห็นชัดเจน จำนวนวันลาคงเหลือ วันมาทำงานสาย วันออกก่อนเวลา จำนวนชั่วโมงโอที ฯลฯ เพื่อให้พนักงานสามารถบริหารจัดการตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังมีผลต่อเรื่องของโบนัส การปรับเงินเดือน การปรับตำแหน่งในอนาคตด้วย
- ฟังก์ชันการแจ้งข่าวสารขององค์กร
อาจเป็นหน้าการแจ้งข้อมูลทั่วไปที่ฝ่าย HR ต้องพยายามอัปเดตให้กับพนักงานรับรู้อยู่เสมอ เพื่อทุกคนจะได้ปฏิบัติตามหรือนำข้อมูลไปเป็นแนวทางวางแผนการทำงานของตนเอง เช่น การแจ้งวันหยุดในแต่ละเดือน แจ้งข้อมูลงานเลี้ยง งานสัมมนาของบริษัท แจ้งอัปเดตพนักงานใหม่ที่เข้ามา แจ้งเรื่องการตรวจสุขภาพประจำปี แจ้งการตรวจสอบโรงงานโดยหน่วยงานภายนอก เป็นต้น
- ฟังก์ชันการเบิกเงิน หรือคืนเงินต่าง ๆ
อีกฟังก์ชันที่ยังไงก็ควรมีในแอปพลิเคชันบริหารงานบุคคลคือ การมีฟีเจอร์ช่วยเบิกเงิน หรือคืนเงินต่าง ๆ ที่พนักงานต้องจ่ายไปก่อน เช่น เงินค่าเดินทาง ค่าน้ำมันรถ ค่าอาหารกลางวัน ค่าโอที ค่าเลี้ยงรับรองลูกค้า รวมถึงการจ่ายเงินล่วงหน้าอื่น ๆ มีการทำแพลตฟอร์มสำหรับเบิกจ่ายโดยเฉพาะ ถ่ายรูปหรือดาวน์โหลดหลักฐานให้ครบถ้วน จะช่วยให้ขั้นตอนดังกล่าวเป็นเรื่องง่ายขึ้น เมื่อเงินอนุมัติเข้าบัญชีก็ทำการแจ้งข้อมูลสถานะ
นอกจากฟังก์ชันที่ระบุมาแล้วแอปพลิเคชันบริหารงานบุคคลที่ดียังสามารถมีตัวช่วยอื่น ๆ เพิ่มเติมได้อีกตามความเหมาะสม หรือสิ่งที่เห็นว่าตอบโจทย์กับการใช้งานขององค์กรนั้น มั่นใจเต็มร้อยเมื่อมีเทคโนโลยีชั้นยอดเข้ามาเสริมเพิ่มเติม ย่อมช่วยพัฒนาศักยภาพในทุกมิติให้ธุรกิจเติบโต พนักงานทำตามหน้าที่ของตนเองด้วยความรับผิดชอบ ผู้บริหารเองก็ดูแลง่ายขึ้นกว่าเดิม
ติดตามเพจ
Follow @DigitalMoreco